Hay una escena que se repite casi cada semana en las asesorías y distribuidoras pequeñas con las que trabajo: «queremos un CRM, pero no vamos a pagar 300 € al mes por cinco personas». La respuesta corta es que sí existen opciones para arrancar con coste de licencia cero. La respuesta larga es que la factura aparece más tarde, y casi nunca donde el proveedor te avisa. Este es el mapa realista de lo que aguanta hoy un CRM para pymes en su versión gratuita.
Por Marta Ruiz, consultora CRM, 12 años implantando CRM en pymes (43 proyectos desde 2013). Última actualización: 14 de noviembre de 2026.
Qué significa «gratis» cuando hablamos de CRM
En el mercado español conviven cuatro modelos que la gente mete en el mismo saco, y no son lo mismo. Distinguirlos antes de mirar precios ahorra bastantes disgustos.
- Freemium con tope de usuarios. Zoho CRM deja entrar a tres personas y guarda 5.000 registros. El cuarto comercial ya no cabe.
- Gratis con límite de funciones. HubSpot no limita por número de usuarios, pero recorta automatizaciones y el cupo de envíos del módulo de marketing.
- Open source autoalojado. SuiteCRM, EspoCRM u Odoo Community no cobran licencia: pagas servidor y las horas de quien lo mantiene.
- Prueba comercial. 14 o 30 días con todo abierto. Sirve para validar, no es una solución de coste cero.
La confusión entre el segundo y el tercer modelo explica la mayoría de decepciones que veo en la primera visita.
Comparativa de planes gratuitos que aguantan un equipo real
Precios verificados el 14 de noviembre de 2026 en las páginas oficiales de cada proveedor (enlazadas en la primera columna). Los importes de pago están calculados para cinco usuarios con facturación anual, que es como compra la mayoría de pymes que asesoro.
| Proveedor | Plan gratuito y límites | Export CSV | Idioma del soporte | Coste real a 5 usuarios/mes | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoho CRM | 3 usuarios, 5.000 registros, sin automatizaciones ni scoring | Sí, con todas las propiedades | Español (chat y teléfono en horario peninsular) | 70 € (Standard, anual). A 5 usuarios ya no hay plan gratis: ver alternativas de pago comparadas | 3-8 personas con proceso comercial y campos personalizados |
| HubSpot CRM | Usuarios ilimitados; sin secuencias y con 2.000 envíos de marketing al mes | Sí, con algunas propiedades bloqueadas | Español (email y chat; teléfono solo en pago) | 75 € (Starter, 5 asientos anuales); 90 € en mensual | 2 personas centradas en captar y hacer seguimiento por email |
| Bitrix24 | Usuarios ilimitados y 5 GB de disco, sin reglas de automatización | Sí, desde el listado de contactos | Español (chat con respuesta media de 1 h en laborables) | 49 € (plan Basic, 5 usuarios, anual) | Equipos de 3-8 personas que necesitan CRM, tareas y disco compartido |
| Odoo | Una app gratis (solo CRM) con usuarios ilimitados | Sí | Español en planes de pago; en Community, foro | 0 € si te quedas en CRM; 79,50 € (Standard, 5 usuarios) al sumar facturación | Proceso con campos personalizados y facturación integrada |
Un detalle que no cabe en la tabla: en los cuatro casos el export existe, pero el formato de las fechas y de los teléfonos cambia. Ese desajuste es la causa del 80 % de los errores de importación que luego hay que limpiar a mano.
Cuando el equipo es técnico: autoalojar baja la factura a casi nada
Si en tu empresa hay alguien cómodo con un servidor, el software CRM para pymes de código abierto cambia por completo la ecuación de costes. No hay licencia, pero sí administración.
| Herramienta | Licencia | Alojamiento | Export CSV | Coste real a 5 usuarios/mes | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| SuiteCRM | AGPLv3, gratuita | VPS propio (desde 5 €/mes) o hosting gestionado (desde 30 €/mes) | Sí, nativo | 5-35 €/mes según servidor | Equipo con perfil técnico o partner que lo mantenga |
| EspoCRM | GPLv3 gratuita; nube oficial desde 12 €/usuario/mes | VPS propio o nube del fabricante | Sí | 5 €/mes en VPS; 60 €/mes en nube oficial | 3-8 personas que quieren los datos en su propio servidor |
| Odoo Community | LGPLv3, gratuita | VPS propio | Sí | 5-10 €/mes de servidor | Negocio que ya trabaja con Odoo en otras áreas |
El cálculo honesto incluye mantenimiento: entre 6 y 10 horas al año de actualizaciones y copias de seguridad. A 40 €/hora de un freelance son 240-400 € anuales. Sale más barato que 90 €/mes, pero ya no es cero.
El coste oculto: 38 horas que nadie factura
Asesoría fiscal y laboral de Valencia, seis empleados. Entre marzo y junio de 2026 arrancaron con Bitrix24 gratuito y a los 20 días habían importado 3.400 contactos y 11.800 apuntes de facturación. La sorpresa llegó en junio, al activar el módulo de facturación: el plan saltó a 49 €/mes por cinco usuarios.
Las horas fueron el verdadero gasto: 38 de configuración repartidas entre tres personas y 11 de limpieza, porque un 14 % de las fichas venían duplicadas del Excel de origen. En mis 43 proyectos, la puesta en marcha sin ayuda externa se va a 30-35 horas para cinco usuarios; con acompañamiento baja a 10-12, aunque ese tiempo se paga por otro lado.
El idioma del soporte pesa más de lo que parece
En un equipo de cinco personas, cada incidencia resuelta buceando en documentación en inglés me cuesta de media 40 minutos más que una resuelta por chat en castellano. Multiplica por ocho incidencias al mes y entenderás por qué el idioma deja de ser un detalle. Estas son las opciones con interfaz y atención en español que suelo revisar: CRM gratis para pymes en español.
Configurar en una tarde: qué se puede y qué no
Un pipeline de cuatro fases, 12 campos personalizados y tres plantillas de email se montan en dos o tres horas. Lo que no se improvisa es la lógica de negocio: qué se considera oportunidad ganada, quién puede cerrar un trato o cómo se calcula el margen. Ahí es donde los equipos que empiezan con los CRM que se configuran en una tarde ganan semanas, porque pueden probar el flujo antes de pagar licencias.
Lo esencial
- Existen planes gratuitos reales, pero casi todos tocan techo: Zoho en 3 usuarios y 5.000 registros, HubSpot en automatizaciones y envíos.
- Pasar de 0 a 5 usuarios cuesta entre 49 y 90 €/mes según proveedor (precios verificados en noviembre de 2026).
- SuiteCRM y EspoCRM autoalojados dejan la factura en 5-10 €/mes de servidor, más 6-10 horas anuales de mantenimiento.
- Antes de decidir, comprueba dos cosas: el export CSV y el idioma del soporte. Aquí tienes la guía para elegir un CRM para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Hay un CRM gratis de verdad o todo son pruebas?
Los dos casos existen y conviene no mezclarlos. Bitrix24 y HubSpot mantienen planes gratuitos sin fecha de caducidad, con límites de funciones o de disco. Zoho y Odoo también, aunque en el caso de Zoho el tope son tres usuarios. Lo que casi nunca es gratis para siempre es la atención telefónica en español y las automatizaciones avanzadas.
¿Un CRM gratuito aguanta 5 usuarios sin pagar?
Depende del proveedor. Bitrix24 aguanta sin problema cinco usuarios en su plan gratuito (incluso más), con 5 GB de almacenamiento. Zoho obliga a pagar a partir del cuarto usuario. Y en HubSpot no pagas por usuario, pero sí por las funciones que un equipo comercial acaba necesitando al segundo mes. Si quieres medirlo con tu propio flujo de trabajo, lo razonable es pedir la prueba gratis sin tarjeta y montar el proceso real durante esos días.
¿Qué pasa si en seis meses quiero cambiar de herramienta?
Que el export CSV deja de ser un detalle y se convierte en tu seguro de salida. Todos los programas de la comparativa exportan contactos, empresas y oportunidades, pero no todos incluyen historial de actividades o adjuntos en el mismo fichero. Antes de cargar 3.000 fichas, haz la prueba inversa: exporta 20 registros de prueba, ábrelos y comprueba que las fechas y los teléfonos se leen bien. Si algo se rompe ahí, se romperá también cuando quieras marcharte.
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