Una asesoría de Valencia con tres comerciales arrastraba 1.240 leads en una hoja de Excel compartida y un presupuesto de software de cero euros. Ese es el escenario que me encuentro casi cada semana: nadie quiere pagar 40 € por usuario y mes antes de saber si su equipo va a usar la herramienta o la va a abandonar en tres semanas. Los planes gratuitos existen, algunos son sorprendentemente sólidos, y con ellos se trabaja bien durante meses. El problema no es la falta de opciones, sino el techo invisible que aparece cuando la pyme crece un poco.
Por Marta Beltrán · Consultora CRM, 12 años implantando sistemas en pymes de 5 a 60 empleados. Última actualización: 12 de febrero de 2026. He probado los planes gratuitos de esta comparativa durante 30 días con un portafolio real de 400 contactos, dos comerciales trabajando en paralelo y una campaña de email semanal.
De esas pruebas saqué dos conclusiones incómodas: el plan gratuito rara vez es el problema al principio, y la exportación de datos marca la diferencia entre probar y quedarse atrapado. Aquí va lo que encontré, con cifras concretas.
¿Qué es (y qué no es) un CRM gratuito para pyme?
Un plan gratuito de CRM es un nivel permanente con límites, no una prueba de 14 días disfrazada. La diferencia importa: en los planes freemium tus datos siguen ahí el mes 12, mientras que en un trial caducado el acceso se corta o la cuenta queda bloqueada.
Lo que sí suele incluir un plan gratuito decente:
- Base de contactos y empresas con búsqueda, filtros y campos personalizados.
- Un embudo de ventas visual, a veces dos.
- Registro de llamadas, emails y notas en la ficha del cliente.
- App móvil para consultar y actualizar desde el móvil.
- Importación desde CSV, con exportación no siempre disponible.
- Formularios web o integración básica con el correo corporativo.
Lo que casi nunca entra: permisos por rol, informes personalizados, automatizaciones de seguimiento, soporte telefónico en español y acceso completo por API. Si tu proceso depende de alertas automáticas o de que un comercial no vea la cartera de otro, ya estás en territorio de pago. Buen momento para repasar qué módulos esperas de un software CRM para pymes antes de decidir.
Las 6 opciones que he probado en 2026
Todas funcionan con un equipo pequeño. Las diferencias aparecen en el techo de contactos, en cuántos usuarios caben y en si puedes llevarte tus datos el día que quieras cambiar.
HubSpot Free: ¿hasta dónde llega la gratuidad?
Es el plan que mejor aguanta el uso diario sin pagar. Incluye 1.000 contactos, 2 usuarios con acceso completo y un embudo con etapas ilimitadas. En mi prueba de 30 días no toqué ninguna pared, pero el importador duplicó 37 fichas que tuve que fusionar a mano.
Dónde se rompe: los informes de embudo y la asignación automática de leads son de pago. La lista actualizada está en la página oficial de precios de HubSpot; el salto a Starter ronda los 20 € por usuario y mes.
Zoho CRM Free: el más generoso en registros
Permite 3 usuarios y hasta 5.000 registros en el nivel gratuito, con flujos de trabajo sencillos y una app móvil muy completa. La curva de aprendizaje es más alta: configurar módulos y quitar la mitad de los campos por defecto me llevó una tarde entera.
Como ventaja, Standard arranca sobre 14 € por usuario y mes en facturación anual según la tarifa publicada por Zoho, así que el salto de precio no asusta.
Bitrix24 Free: usuarios ilimitados, almacenamiento limitado
Su gran baza es que no cobra por usuario: puedes dar de alta a los diez comerciales de la plantilla. El límite está en los 5 GB de disco compartido, que con documentos adjuntos en cada oportunidad se agotan antes de lo que parece.
Mezcla CRM, tareas y mensajería interna, y ahí está su punto débil: para un equipo de tres personas, la cantidad de menús abruma. Con 400 contactos funcionó sin incidencias.
Freshsales Free: pipeline ágil con techo bajo
Tres usuarios, 1.000 contactos y puntuación de leads integrada. Cargar 400 fichas y etiquetarlas me llevó menos de dos horas gracias a la asignación masiva. El problema es el techo: con 1.500 contactos ya toca subir de plan.
Capsule Free: el más austero
250 contactos y 1 usuario en el nivel gratuito. Sirve para un autónomo que quiere dejar Excel, y poco más. Lo menciono porque su interfaz es la más limpia de todas y su exportación CSV funciona sin recortes.
Odoo Community: gratis si te encargas del hosting
Es la vía de código abierto. El software no cuesta nada, pero necesitas un servidor (entre 10 y 25 € al mes en un VPS) y alguien que aplique las actualizaciones. Lógica de negocio potente, mantenimiento a tu cargo. Si te interesa ese modelo, lee antes sobre software CRM para pymes open source y sus implicaciones técnicas.
Comparativa real de los planes gratuitos
| Nombre | Precio | Usuarios incluidos | Límite de contactos | Export CSV | Nota /5 |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot Free | 0 € (Starter ~20 €/usuario/mes) | 2 | 1.000 | Sí | 4,5 |
| Zoho CRM Free | 0 € (Standard ~14 €/usuario/mes) | 3 | 5.000 registros | Sí | 4,3 |
| Bitrix24 Free | 0 € (planes de pago desde ~49 €/mes) | Ilimitados | Sin límite (5 GB de disco) | Sí | 4,0 |
| Freshsales Free | 0 € (Growth ~11 €/usuario/mes) | 3 | 1.000 | Sí | 3,9 |
| Odoo Community | 0 € + hosting (10-25 €/mes) | Ilimitados | Sin límite | Sí | 3,6 |
Precios de lista consultados en febrero de 2026, sin IVA y con facturación anual. Las notas son mías, tras usar cada herramienta con el mismo conjunto de datos.
Los límites de las ofertas gratuitas que aparecen al tercer mes
Ningún plan gratuito se rompe el primer día. Se rompe cuando el equipo confía en él y empieza a meter información de verdad.
- Techo de contactos: las 1.000 fichas se alcanzan con campañas de captación activas en 8 o 10 semanas.
- Sin roles ni permisos: cualquier usuario del plan gratuito ve toda la cartera, incluidos márgenes y notas internas.
- Automatizaciones de pago: el seguimiento de un presupuesto a los 4 días sigue siendo manual.
- Soporte limitado: correo o comunidad, sin teléfono y con 24-48 horas de espera.
- Módulos externos de pago: facturación, firma electrónica o email marketing se cobran aparte.
- API restringida: conectar el CRM con la tienda online puede exigir un plan superior.
En mi cartera, 7 de cada 10 pymes que arrancan en gratuito suben a un plan de pago entre el cuarto y el octavo mes. No es un fracaso del plan gratuito: es que el negocio creció. Lo que duele de verdad es tener que rehacer campos y flujos ya trabajados.
Cómo elegir sin quedarte atrapado
Antes de abrir ninguna cuenta, responde cinco preguntas. Con las respuestas escritas, la comparativa se reduce sola.
- ¿Cuántos contactos tendrás en 18 meses? Coge tu previsión anual y multiplícala por 1,5. Si supera el techo gratuito, empieza ya en el plan de pago más bajo.
- ¿Cuántas personas lo usarán de verdad? No cuentes la plantilla entera: cuenta a quien va a registrar actividad cada día.
- ¿Puedes exportar todo en CSV con un clic? Pruébalo el primer día, antes de invertir tiempo configurando.
- ¿Con qué herramientas tiene que hablar? Correo corporativo, WhatsApp, facturación o tu tienda online.
- ¿Cuánto costaría migrar después? Entre licencias, configuración y formación, un cambio de CRM se lleva entre 15 y 40 horas de trabajo.
Si el equipo trabaja repartido o necesitas acceso desde cualquier dispositivo sin servidores propios, la comparativa cambia bastante: revisa las opciones de software CRM para pymes en la nube. Y cuando toque mover datos desde la herramienta antigua, planifica antes con una guía de migración de CRM: en el último proyecto dediqué dos jornadas a limpiar duplicados y todavía aparecían fichas cruzadas. Si además valoras unificar facturación y almacén, merece la pena comparar primero cómo elegir un ERP para pymes y evitar dos sistemas que no se hablan entre sí.
Lo esencial
- HubSpot Free (1.000 contactos, 2 usuarios, 0 €) es el mejor equilibrio para un equipo comercial pequeño que quiere empezar hoy.
- Zoho CRM Free aguanta más volumen (5.000 registros, 3 usuarios) a cambio de una configuración inicial más lenta.
- Bitrix24 y Odoo Community no cobran por usuario, pero trasladan el coste al almacenamiento o al mantenimiento del servidor.
- Verifica la exportación CSV el primer día: es el seguro más barato contra un cambio de herramienta caro.
Preguntas frecuentes
¿Hay un CRM gratis sin límite de contactos?
Sí, con matices. Bitrix24 permite contactos ilimitados en su plan gratuito y limita el almacenamiento a 5 GB. Odoo Community no pone techo alguno, pero exige contratar un VPS de entre 10 y 25 € al mes y encargarte de las actualizaciones. En la práctica, el coste nunca es cero del todo.
¿Puedo pasar mis datos de Excel a un CRM gratuito?
Sí, y es la forma más rápida de arrancar. La mayoría importa CSV con mapeo de columnas; en una prueba reciente subí 400 contactos en menos de 20 minutos. Antes de importar, deduplica por email y unifica el formato de teléfonos: si no lo haces, arrastrarás esos errores durante años.
¿Qué pasa cuando supero el límite de contactos?
Normalmente la plataforma deja de crear fichas nuevas y bloquea la importación, o pasa a modo solo lectura para los registros antiguos. No se borra nada, pero el equipo se queda sin poder dar de alta clientes. El aviso por email suele llegar cuando estás al 80 %.
¿El plan gratuito sirve para facturar?
No en la mayoría de casos. La facturación española exige numeración correlativa, series y registro de impuestos que solo cubren módulos adicionales de pago o programas específicos. El CRM gratuito se queda en la parte comercial: oportunidades, contactos y seguimiento. Para el área fiscal, toca integrar otra herramienta.
¿Cuánto tardo en notar si la herramienta es la correcta?
Con dos comerciales registrando actividad a diario, entre 3 y 4 semanas. Si al mes nadie ha abierto la app sin que se lo recuerden, el problema no es el plan gratuito sino el proceso de venta. Antes de pagar licencias, arregla eso.
¿Buscas el mejor CRM para tu pyme?
Compara las mejores opciones y elige la que encaja con tu equipo y tu presupuesto.
Ver comparativa →